AIの資料作成はどこまで通用するのかChatGPT有料版で試してみた

先日「ももクエ」の３回目を受講しました。
毎回密度の濃い学びが得られていますが、今回は資料作成編です。

仕事をする中で資料を作成したことがある方も多いと思います。
ですが実際に効果的な資料作成の方法について学ぶ機会は今までほとんどなかったはずです。

漠然とパソコンと向き合って文字を打ち込んだり、表を入れてみたりと試行錯誤した経験がありますよね。
私も前職時代には何度も資料作成しましたが、差し戻しの繰り返しで億劫になることが多かったです。

そこで最近AIを活用した資料作成というのが流行っているので、実際に学んだことがどこまでAIで反映できるのか試してみることにしました。
使用したのはChatGPTの有料版です。

資料作成の基本

そもそも何のために資料を作成するのでしょうか？
この目的が曖昧だといくら頑張っても良い資料は出来上がりません。

私も前職ではよく「とりあえず資料作っといて」、と言われてモヤモヤしたのを思い出します。
とりあえずでは結果の出る資料作成はできません。

資料作成が苦手な人はこの目的が明確になっていない場合も多いと思います。
なのでまずは資料作成の目的から考えてみましょう。

資料作成の目的

資料作成の目的は大きく分けると以下の３つになります。

• 心を動かす
• 行動させる
• 成果を生み出す

これらの目的を達成するために、資料を作成すると考えると、効果的な工夫が見えてきます。

「考える」と「表現する」を分ける

また、資料を作成する際に気をつけておきたいのが、「１秒で伝わるかどうか」です。
長々と文章を書いても読み手はすぐに理解できません。

もちろん根拠となるデータが必要な場合もありますが、目的は伝わることです。
そのためには何を伝えるべきか、思考することが非常に重要になります。

多くの人が資料作成に苦戦するのは、思考が足りないからです。
特にやってしまいがちなのが、いきなりパワーポイントで資料を作ろうとすることです。

人はインプットとアウトプットを同時にはできません。
資料を作成する際にも読む、聞く、考える、と書く、表現するを同時にはできないということです。

なのでまずは何をどう伝えればよいのかしっかりと考えてから、それを書き出すという作業に移っていくのが成功のポイントなのです。
そこでおススメなのがまずは紙とペンで伝えたいことを出し切ることです。

そして情報を整理して構造的に組み立てていくのが効果的です。
私もいつも机にノートを置いていて、考えをまとめるのには紙とペンを活用しています。

資料作成が苦手な人は是非まず全てを書き出すことから始めてみてください。

フレームワークを活用する

伝えるべきことが整理出来たら、あとはそれを効果的に表現するだけです。
そのために有効なのがフレームワークを活用することです。

私はよくPREP法を使います。

• P：主張（言いたいこと）
• R：理由（根拠となるデータ）
• E：具体例（実際の成果やイメージ）
• P：再主張（より具体的に言いたいことを再度説明）

このようなフレームワークをベースにすれば、伝えたいことがより伝わりやすくなります。
他にも様々なフレームワークがあるので、興味のある方は是非調べてみてください。

自分の伝えたいことに合ったフレームワークを活用すれば、あなたの資料作成はグッとレベルアップするはずです。

AI（ChatGPT有料版）の資料作成

ワークとしてのサンプル資料

講義の中で、ワークとして資料作成に取り組みました。
テーマは「日本企業と外資系企業の比較」です。

報酬、福利厚生、雇用の３つのポイントで１ページの資料を作成するというものでした。
実際に私が作成した資料がこちら。

これを一つの正解と見なすとすると、ＡＩの生成する図がわかりやすいかどうかを評価できます。
では実際に生成してみましょう。

AI（ChatGPT有料版）の資料作成

今回は同様の資料が作成できるように指示をしました。
「日本企業と外資系企業の違いについて、報酬、雇用形態、福利厚生の３つの観点で比較した図を生成して」
と送信して結果を待ちます。
ものの数秒で生成してくれるのがChatGPTの凄い所ですよね。

実際に生成した画像がこちらです。

表の構成は良い感じですが、内容はちょっとゴチャゴチャしていて伝わりやすいかと言われると微妙な感じですよね。
やはり資料作成は人間にはまだ遠く及ばないという印象です。

ちなみに日本語ではないのが気になるので、「図の中の文字を日本語にして」と指示を出してみました。
生成されたのがこちらの画像です。

はい。
日本語になっていません。

ChatGPTは日本語でやり取り自体は可能ですが、図の生成となると日本語には対応できないようです。
正直よくわからない図になってしまいました。

まとめ

今回は資料作成について学んだことを整理した上で、AI（ChatGPT有料版）を活用してどこまで再現できるかを試してみました。
構成を参考にすることはできそうですが、そのまま資料として使うにはまだまだと言えるでしょう。

これから更にAI技術が発展すると、いずれはこういった資料を効果的に作成することもできるようになるかも知れません。
ですがあくまでAIはAIです。

本当に何かを伝えたい、という思いを持っている人間の思考には勝てないのではないかと私は考えています。
みなさんの参考になれば幸いです。